Modul Purchase

PURCHASE

Pada bab ini akan dibahas tentang proses terjadinya pembelian (purchase) anda dapat membuka menu purchase dari menu bar  command center – purchases. Terdapat beberapa sub menu yang ditunjukan tersebut adalah hal yang berhubungan dengan transaksi pembelian. Selain itu anda dapat langsung mengklik purchase pada layar command center, dengan tampilan sebagai berikut

ENTER PURCHASE

Untuk berbagai jenis pembelian baik itu pembelian tunai, pembelian kredit bahkan baru melakukan pemesanan pembelian digunakan menu enter purchase dengan tampilan sebagai berikut

Disebelah kiri atas terdapat empat pilihan untuk masing-masing jenis pembelian

Quote: ketika akan melakukan pemesanan pembelian, ini merupakan request dari bagian gudang (sering dikenal dengan purchase request) untuk transaksi quore ini tidak mengakibatkan jurnal

Order: Dari purchase quote yang diterima oleh bagian gudang maka bagian pembelian melakukan pesanan pembelian kepada supplier

Receive item: adalah barang yang diterima dari supplier karena barang telah sampai

Bill: sudah dijadikan tagihan dari supplier sehingga menimbulkan hutang..

Untuk setiap menu baik quote, order,receive item dan bill, pilih layout  (menu icon bagian bawah) sesuai keinginan, namun pada contoh-contoh soal dalam buku ini sering menggunakan layout item

Enter Purchase – Quote:

Contoh soal: bagian gudang perusahaan melakukan purchase request ke bagian pembelian untk barang (terlampir pada gambar):

Selalu perhatikan tax inclusive, dan teliti dalam memasukan data, Setelah selesai memasukan data, klik Save Quote

Segala kegiatan yang berhubungan pembelian akan tersimpan pada purchase register dengan cara mengklik menu icon Register dibagian bawah atau command center – purchase – purchase register  dengan tampilan sebagai berikut:

Terlihat pada gambar untuk transaksi purchase quote, untuk mengganti quote menjadi order, atau bill, jangan memasukan data yang sama ke dalam order atau bill, cukup menggunakan menu icon dibawah pilih sesuai yang diinginkan change to bill. Atau change to order atau delete untuk menghapus data tersebut..

Setelah berubah menjadi bill kemudian tekan tombol Ctrl + R, maka akan tampil Jurnal akuntansi atas transaksi yang telah terjadi. (Pastikan Linked Account sudah benar)

Jika data dan jurnal telah sesuai, kemudian klik menu icon Record

PEMBELIAN KREDIT

Contoh, peusahaan melakukan pembelian tunai kepada Raden computindo 5 pcs CPU dan 1 pcs Software Windows XP.

Gunakan enter purchase, Pilih bill

Kemudian klik Record, maka tampil seperti gambar di atas, dan untuk melihat Jurnal tekan Ctrl + R

Jika semua data dan jurnal sudah sesuai klik Record

PEMBAYARAN HUTANG

Atas transaksi pembelian kredit di atas akan dilakukan pembayaran. Maka langkah pertama dalam membuat ini adalah Command Center – Purchase – Pay Bills

Account pada kiri atas merupakan pilihan menggunakan pembayaran hutang dengan Kas Tunai, Cek dan sebagainya.

Amount : merupakan jumlah pembayaran yang dibayarkan dan merupakan Jumlah Kredit dalam jurnal, jika amount diatas jurnal tidak balace dan tidak dapat di Record

Kemudian isi pada kolom amount applied, sesuiakan dengan hutang tanggal berapa yang akan di bayar..

Jika ingin melakukan seluruh pembayaran hutang, klik Pay All pada kiri bawah.

Kemudian klik Record

RETUR PEMBELIAN

Retur pembelian merupakan pengembalian barang yang telah dibeli, bukti transaksi retur pembelian adalah memo debit. Pengembalian barang tersebut terjadi dengan alasan barang rusak, barang tidak sesuai dan alasan lainnya yang memungkinkan untuk dikembalikan.

Dalam pencatatan transaksi akuntansi, retur berguna untuk mengurangi hutang dan persediaan

Dengan contoh soal pembelian kredit di atas, ternyata terdapat 1 CPU yang rusak dalam perjalanan, maka di retur pada tanggal 10 September 2012.

Maka langkah pertama  adalah Command Center – Purchase – Enter Purchase, Pilih bill dan layout item..

Untuk barang yang diretur gunakan angka minus seperti gambar di bawah ini:

Kemudian untuk melihat mengurangi hutang dan persediaan, ke menu Purchase Register, maka tampil seperti di bawah ini:

Pada menu paling atas pilih Returns & Debits, dan pilih Applied to Purchase (untuk mengurangi hutang tanggal yang diretur).

Pilih pembelian yang diretur pada kolom Amount Applied, perhatikan tanggal agar sesuai dengan tanggal retur, bukan tanggal pembelian. Jika sudah selesai klik Record

Secara otomatis pada Pay Bill, jumlah hutang pun berkurang.

PEMBELIAN TUNAI

Contoh, peusahaan melakukan pembelian tunai kepada Raden computindo 5 pcs CPU dan 1 pcs Software Windows XP.

Gunakan enter purchase, Pilih bill

Kemudian untuk melakukan pembayaran tunai, langsung gunakan angka sesuai keinginan pada Paid today dan tekan tab.

Tekan Ctrl + R, dan selalu perhatikan tax inclusive, jika sudah sesuai semua, kemudian klik Record.